自動保存の機能はすごいぞ！！＠パソコントラブル

本日は、『パソコン豆知識』ねた。

パソコントラブル、電源断などで、突然パソコンがアプリが終了したり、シャットダウンした (＠_＠;)
なんて事、たまに ありますよね。
（全くそんな経験のない人は、日頃の行いがいいんですよ。きっと・・・）

で、Word や Excel で作成中だった文章が保存されないまま消えてしまった＼(◎o◎)／
なんて事になってしまいます。。

今回はねぇ・・・
仕事で作っていた Excel ファイルが、Excelの予期せぬエラー（ホントで予期していなかったのか？）の発生で何個かファイルが保存されないまま消えてしまったんだよね。

さてさて、そんな時
あなたを助ける『自動保存』（Excel、Word、Outlook、PowerPoint、Visioで有効です）
http://support.microsoft.com/kb/289273/ja

Excelの場合は、「ツール」→「オプション」で開く ”オプション”のウインドウで、”自動保存”のタグをクリック
そこで、自動保存 の □欄に チェックを入れましょう。
（画面は、Excel2002の例）

Wordの場合も同様で、「ツール」→「オプション」で開く ”オプション”のウインドウで、”保存”のタグをクリック
そこで、自動バックアップ の □欄に チェックを入れましょう。
（画面は、Word2002の例）

設定はこれだけです。
バックアップの間隔は、任意で設定可能で、初期値は１０分、１分から１２０分まで指定可能。
　（１分などと設定すると、頻繁にバックグラウンドで自動保存が動き出すので・・・結構ウザいよ。
　　その反面、１分前の状態なら確実に保存できているから、何かのトラブル時には、ほぼ最新の状態に戻るけどね）　

このバックアップが行われるタイミングは、ファイルを開いて（新規作成して）、最初にファイルを変更してから、自動バックアップの保存間隔として設定された時間が経過し、Excel（Word） がしばらくの時間 (初期設定は 30 秒) アイドルになる時。
自動バックアップ機能でファイルが保存された後は、ファイルにさらに変更が加えられ、保存間隔の時間が経過したときにだけファイルが保存されます。

保存先は、Excelの方は指定できますが、初期値は、
C:\Documents and Settings\user名(ここは人それぞれ)\Application Data\Microsoft\Excel

Wordの場合は、
C:\Documents and Settings\user名(ここは人それぞれ)\Application Data\Microsoft\Word

となります。
この保存先に自動保存されたファイルは、.xar (Excelの場合：Wordの場合 .asd) という拡張子を持つファイル名で作成されています。
ただし、隠しファイルとして保存されています。
通常の設定のままでは、保存ファイルが見えないので、
エクスプローラの設定で、 「ツール」→「フォルダオプション」で開く ”フォルダオプション”のウインドウで、”表示”のタグをクリック
そこで、隠しファイルを表示させる設定に変更することが必要です。

ここで、要注意なのが１点。

自動保存の場所に不要なファイルが増えすぎないようにするため、自動バックアップされたファイルは次の場合に、自動的に削除されるのです。

１．ファイルを手動で保存したとき（当然ですね）
２．[名前を付けて保存] を使用して、新しい名前を付けてファイルを保存したとき （これも当然ですね）
３．Excel を終了したとき または、ファイルを閉じたとき （ファイルを保存しなくっても削除されます。）

３．の場合はホント要注意ですね。

ファイルを更新した状態で、ファイルを閉じる時に、”ファイルへの変更を保存しますか？”　と問い合わせがあって
”はい”、”いいえ”、”キャンセル”　との返答するときに、間違って　”いいえ” を押した場合がそれに当たるんだよね。
この場合も、自動保存ファイルが消えてしまいます。
これは切ない・・・

さて、実際に自動保存されたファイルが見えるでしょうか？
上述のフォルダに沢山ファイルのある人は、数多く停電・ハング など沢山出くわした方でしょうね。
保存しないまま陽の目を見ない、いわばファイルの屍骸となっていますよ。。
ボクは３個。

このファイル　名前は適当ですが、実際に　このファイルを開けば作業中だったファイルが出現します。

これってすごい。。

これによって、今回無くなったかと思われた、Excelのファイルは、無事復活しました。

保存間隔が３０分としていたので、最新の情報ではありませんでしたが、それまでの更新分はキチンと残っていたので助かりました。

良かった良かった。

皆さんとりあえず、自動保存のチェックは入れておきましょうね。
こまめにファイルを保存するってのが基本ですけれどね。。。

ゼヒお試し下さい。。

 

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コメント 8

ほほう、ワードやエクセルの自動保存を設定することが
できるんですね。良い事をお教えくださいました。
後でやってみますね～。(^^)
by しろうさぎ (2009-06-12 01:50) 

これって2003くらいからじゃなかったかな？
2000や2002でもあったっけ・・・・ヾ(´▽｀;)ゝ
いや～久しくマトモな使い方しないと忘れますね
by nano (2009-06-12 04:42) 

おはようございます。
まちびとんさんはPCになかなかお詳しいですよね＾＾
覚えておきます♪

by bigbang (2009-06-12 08:13) 

@@？？
うーーーんなDｗ
理解するのには　何年かかるかしら？
by デルフィニウム (2009-06-12 09:39) 

ためになる知識を有難うございます。早速試してみますね。
by たいちさん (2009-06-12 11:52) 

予期せぬエラーでの強制終了もそうですが、エクセル・ワードを誤操作で終了させてしまうこともありますよね・・。

エクセルやワードって重要な用件で使うこと多いですから、こういう機能は必須だし、知っておく必要がありますね。

良い記事でしたm(_ _)m
by ホタルの館 (2009-06-12 16:58) 

勉強になりました！
by 街の電気屋さん (2009-06-13 00:56) 

★ みなさま、沢山のnice!・コメントありがとうございます m(__)m

☆ しろうさぎ さま
何かの障害時には便利な機能です。
ゼヒチェックを入れておいて下さいませ。。

☆ nano さま
Excel2000、98なんかの場合は、アドインの箇所に □自動保存と
あるので、そこにチェック入れれば、同様の機能いけるはずです。
便利な機能ですね。

☆ bigbang さま
いえいえ、とんでもございません。。
トラブル発生時になんとかしようと もがいて調べるので
その時に自然に覚えてしまっています。

☆ デルフィニウム さま
とりあえずは、自動保存にチェック入れておきましょう。
なにか不明な点があれば、遠慮せずに連絡ください。

☆ たいちさん さま
ありがとうございます。
ホントは自動バックアップのファイルが必要となるような状況にならない事が大切なんですよね。

☆ ホタルの館 さま
ありがとうございます。そう言って頂けると記事書いた甲斐があったと実感します。

☆ 街の電気屋さん さま
良かった良かった。
今後も、「パソコンマメ知識」を書くので、参考にしていただければ幸いです。
by まちびとん (2009-06-13 01:46)